Eventos Virtuales

Tras pasar más de un año asediados por el Covid nos seguimos preguntando cuándo podremos volver a los eventos presenciales.
Tal vez la respuesta correcta sea pensar que desde ahora nuestros eventos debe ser diseñados desde su origen como eventos híbridos, ya que un no tenemos claro cuales serán los aforos permitidos en el mediano y corto plazo.

Según algunos entendidos, los eventos híbridos llegaron para quedarse. 

Analicemos algunas de las ventajas y temas que debemos tener en cuenta en los eventos virtuales o híbridos:

COSTOS: Por una parte, los costos de implementación son mucho más bajos que en el caso de los eventos presenciales. Una vez que se ha implementado una feria virtual, el costo de agregar nuevos stands o secciones es definitivamente marginal. Nos olvidamos de los metros cuadrados, de las instalaciones eléctricas y las acreditaciones.
También de los costos de viajes, los hoteles y viáticos.

Adicionalmente el acceso a charlistas o expositores globales se hace cada día más viable y económico.

ON_DEMAND: Por otro lado, se rompe el paradigma del contenido único e irrepetible. En un evento virtual, ya no necesito acceder en el preciso momento en que este está ocurriendo en vivo, sino que puedo verlo “on-demand”  cuando tengo el tiempo y las ganas de hacerlo. 

One WEBSITE to rule them all:  Y tal vez lo más importante, es que casi la mayoría de los eventos presenciales tiene su sitio web, el que normalmente es difícil de mantener y actualizar. En el caso de los eventos híbridos, el sitio, debería ser una copia “exacta” del evento presencial simplificando de inmediato el proceso de  actualización y mantenimiento.

La otra gran ventaja asociada a este sistema, es que el evento se vuelve inmediatamente global. Cualquier persona, en cualquier parte del planeta, desde su computador o celular puede acceder remotamente y saber más de nuestro evento. 

STREAMING:  El streaming puede sonar simple. Sin embargo requiere un conocimiento avanzado de cómo hacerlo de manera eficiente.  No es solo cosa de poner las cámaras y tener los charlistas o artistas disponibles. Es un proceso de toma de decisiones apropiadas para definir el formato más eficiente para cada tipo de contenidos. Un taller funciona mejor en formato Zoom Webinar pero una charla parece ser más apropiada para un formato de Video con chat usando Vimeo.
Pero también nos debemos ocupar de los servidores que usaremos o de la plataforma a través de la cual entregaremos el contenido basados en la audiencia esperada. 

PROMOCION Y MARKETING: Finalmente, no nos podemos olvidar que una parte fundamental del resultado de nuestro evento, es la promoción y el marketing. Para ello, debemos preparar una estrategia acorde al tipo de evento y público objetivo del mismo.

Por otra parte es más sencilla la construcción de comunidades y base de datos utilizando numerosas herramientas actualmente disponibles.

En resumen y bajo una ambiente de incertidumbre, parece ser que por lo pronto estaremos mezclando lo mejor de ambos mundos  aprovechando las ventajas de esta convivencia.

El  foco entonces es re imaginar y pensar las experiencias de nuestros usuarios. Sin lugar a dudas, ese es el gran desafío.